Politique de confidentialité – SmartStock

Version du 27 octobre 2026

La présente politique explique quelles données traite l'application SmartStock pour iPhone et Android (gestion de stock pour bars, restaurants et commerces ; la version Android est prévue), pourquoi, et quels sont vos droits. Elle s'applique au regard de la loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD) et, lorsque vous êtes dans l'Union européenne ou l'Espace économique européen, du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

1. Responsable du traitement

Yann Fournier, entreprise individuelle (SmartStock / Work for All)
Adresse : Fribourgstrasse 50, 2503 Biel/Bienne, Suisse
E-mail de contact (protection des données) : info@workforall.ch
Site : workforall.ch
Représentant dans l'Union européenne (art. 27 RGPD) : SmartStock est distribuée en Suisse seulement pour l'instant ; aucun représentant dans l'UE n'est donc désigné. Si l'app est proposée dans l'UE, un représentant sera désigné avant le lancement et indiqué ici.

Vos factures peuvent contenir des données personnelles de tiers (par exemple le nom d'un interlocuteur chez un fournisseur). Pour ces données, c'est vous qui êtes responsable du traitement ; nous agissons pour votre compte, comme sous-traitant (voir les conditions d'utilisation, section 8).

2. En bref

• Vos produits, stocks, factures, recettes et fournisseurs sont enregistrés uniquement sur votre téléphone.
• Un compte (Se connecter avec Apple ou e-mail) sert uniquement à gérer vos quotas et vos achats. Pas de publicité, pas de traçage publicitaire, pas de revente de données.
• Votre stock, vos quantités, vos prix, vos fournisseurs et vos photos de produits restent sur votre téléphone. Ce qui quitte l'appareil : l'e-mail et les données de votre compte, le registre de vos achats, votre accord pour la lecture par IA et, quand vous demandez l'analyse d'une facture, les images de la facture, le texte extrait d'un PDF et la liste des noms et des catégories de vos produits (envoyés à Anthropic via notre relais, sans identifiant) ; notre serveur ne conserve pas ces éléments de facture.
• Notre serveur garde seulement votre compte et un compteur de factures lues, pour appliquer les quotas.

3. Données stockées sur votre appareil

Les données de gestion (nom de l'établissement saisi dans les paramètres, produits, quantités, prix, factures, lignes de facture, recettes, fournisseurs) sont stockées localement sur le téléphone. Nous n'y avons pas accès. Elles peuvent être incluses dans les sauvegardes de l'appareil (iCloud, Google ou ordinateur) selon vos réglages. L'app enregistre chaque jour une sauvegarde automatique sur votre téléphone (app Fichiers, « Sur mon iPhone », dossier SmartStock) ; l'app n'a pas accès à iCloud, mais si la sauvegarde iCloud de votre téléphone est activée, Apple inclut ce dossier dans la sauvegarde de l'appareil, sur votre compte iCloud. La fonction « Créer une sauvegarde » produit un fichier que vous envoyez vous-même où vous le souhaitez (iCloud Drive, e-mail ou autre app). Dans les deux cas, ces fichiers ne passent jamais par nos serveurs. Les exports CSV ou PDF ne sont partagés que si vous les envoyez vous-même via la feuille de partage. Si vous importez votre stock depuis un fichier Excel ou CSV, ce fichier est lu sur votre téléphone et n'est pas envoyé à nos serveurs. Supprimer l'application efface ces données de l'appareil.

4. Analyse des factures

Lorsque vous photographiez ou importez une facture et que l'analyse en ligne est disponible :

1. l'app envoie, via une connexion chiffrée (HTTPS), à notre serveur relais : l'image (ou les pages) de la facture, le texte éventuellement extrait d'un PDF, la liste des noms et des catégories des produits de votre stock (pour reprendre les noms exacts), l'identifiant de votre compte et l'identifiant aléatoire de l'installation (voir section 5) ;
2. à chaque analyse, le relais transmet les images, le texte du PDF et la liste des noms et des catégories de vos produits à Anthropic (modèle Claude), sans aucun identifiant de compte ou d'installation ; Anthropic renvoie les informations lues (fournisseur, numéro, date, total, articles) ;
3. le résultat est renvoyé à l'app, qui l'affiche pour vérification avant enregistrement sur l'appareil.

Le relais ne stocke pas les images, le texte, la liste des produits et des catégories ni le résultat, et ne les inscrit pas dans ses journaux. Les journaux techniques ne contiennent que la route appelée, le code de réponse, la durée, l'heure et le nombre de tokens utilisés, sans contenu ni adresse IP, et sont supprimés après 30 jours ; l'adresse IP est traitée en mémoire, brièvement, pour limiter les abus (limitation du nombre de requêtes).

Anthropic traite ces données en tant que sous-traitant, selon ses conditions commerciales API : les données envoyées via l'API ne servent pas à entraîner ses modèles et peuvent être conservées pour une durée limitée à des fins de sécurité et de prévention des abus, selon sa politique en vigueur : selon cette politique (mise à jour le 1er juillet 2026), les données API sont supprimées automatiquement dans les 30 jours, ou conservées jusqu'à 2 ans si une requête est signalée comme contraire à ses règles d'utilisation, ou plus longtemps si la loi l'exige.

Une facture peut contenir des données personnelles (nom d'un fournisseur ou d'un interlocuteur, adresse). Évitez de photographier des informations sans rapport avec la facture.

Si l'analyse en ligne n'est pas disponible (pas de connexion, serveur injoignable, quota atteint), la facture est lue directement sur le téléphone (reconnaissance de texte hors connexion) ou saisie à la main ; rien n'est alors envoyé.

Avant le premier envoi d'une facture, l'app vous affiche un écran d'accord. Sans votre accord, aucune facture n'est envoyée : vous pouvez toujours saisir vos factures à la main ou les faire lire sur le téléphone. Notre serveur enregistre la date et la version de cet accord, liées à votre compte. Vous pouvez retirer votre accord à tout moment dans « Plus ».

4 bis. Utilisation de l'intelligence artificielle

SmartStock utilise un modèle d'intelligence artificielle (Claude, d'Anthropic PBC) uniquement pour lire les factures que vous choisissez de faire analyser. L'IA propose le fournisseur, le numéro, la date, le total et les lignes (produit, quantité, unité, prix).

• Elle ne décide rien à votre place : rien n'est enregistré dans votre stock avant votre validation. Il n'y a ni profilage, ni décision individuelle automatisée au sens de l'art. 21 nLPD et de l'art. 22 RGPD.
• Les résultats sont signalés : les informations proposées par l'IA s'affichent pour vérification, et les lignes douteuses sont marquées « à vérifier ».
• Pas d'entraînement : vos factures et vos corrections ne servent à entraîner aucun modèle, ni chez nous, ni chez Anthropic (conditions commerciales de son API).
• Évolution : nous pouvons passer à une version plus récente du modèle pour améliorer la lecture. Si nous changeons de fournisseur d'IA, nous mettons à jour cette politique avant le changement.

5. Quotas

Pour appliquer les quotas (Gratuit : 5 factures par mois ; Standard : 50 ; Pro : 300 ; en plus de ce quota mensuel, une limite de sécurité de 30 analyses de factures par jour s'applique à toutes les offres publiques), notre serveur enregistre pour votre compte : l'offre souscrite et le nombre de factures lues par jour et par mois. Ces données sont supprimées avec votre compte. L'app envoie avec chaque requête un identifiant aléatoire de l'installation, créé par l'app elle-même (ce n'est pas l'identifiant publicitaire d'Apple), sans nom ni e-mail. Lorsque vous êtes connecté, notre serveur ne l'enregistre pas. Il servait seulement à compter les quotas avant la création d'un compte ; à la connexion, un éventuel ancien compteur passe sur votre compte. Les anciens compteurs anonymes sont supprimés après 12 mois sans utilisation.
Lors d'un achat, la preuve d'achat est vérifiée auprès d'Apple (App Store) ou, le cas échéant, de Google (Google Play, version Android prévue) ; nous ne recevons pas vos données de paiement. Notre serveur garde un registre des achats Apple rattachés à votre compte (identifiant de transaction, produit, dates, statut), pour appliquer votre offre et l'offre de lancement. Ce registre est supprimé avec votre compte, sauf obligation légale de conservation. Après la suppression du compte, les copies de sécurité quotidiennes du fichier du serveur contiennent encore ces données 14 jours au maximum, puis elles disparaissent automatiquement.

5 bis. Apprentissage par vos corrections

Quand vous corrigez un nom de produit ou une quantité, l'app s'en souvient pour vos prochaines factures. Ces corrections sont enregistrées uniquement sur votre téléphone, ne nous sont pas envoyées et ne servent à entraîner aucun modèle d'IA. Elles sont supprimées avec l'application.

5 ter. Formulaires du site : inscription comme testeur et demande de diagnostic

Si vous vous inscrivez au test de SmartStock sur workforall.ch, nous traitons votre nom, votre adresse e-mail professionnelle, l'adresse e-mail de votre identifiant Apple ou de votre compte Google Play, le téléphone choisi (iPhone ou Android) et votre type d'établissement, uniquement pour vous inviter au test (TestFlight d'Apple ou, plus tard, Google Play) et échanger avec vous pendant le test.

Si vous remplissez le questionnaire de diagnostic de la page d'accueil, nous traitons les informations sur votre entreprise, votre fonction, vos coordonnées (nom, e-mail, téléphone si vous l'indiquez), vos réponses et votre éventuel commentaire, uniquement pour préparer et vous envoyer votre diagnostic et vous recontacter à ce sujet.

Ces deux formulaires sont traités par un petit service sur notre propre serveur, hébergé en Suisse chez Infomaniak, qui nous transmet vos réponses, avec la langue de la page utilisée, par e-mail sur info@workforall.ch, notre messagerie elle aussi hébergée chez Infomaniak en Suisse. Rien n'est enregistré dans une base de données et aucun service situé hors de Suisse n'intervient. Pour limiter les abus, ce service utilise votre adresse IP, conservée uniquement en mémoire sous forme d'empreinte irréversible (hachage salé), jamais sur disque ni dans un journal, pendant 24 heures au maximum, puis effacée. Nous conservons ces e-mails au maximum 6 mois après votre inscription ou votre demande. Si votre demande de diagnostic débouche sur un mandat, les échanges utiles à ce mandat sont conservés pendant la durée de la relation et selon nos obligations légales. Vous pouvez demander à tout moment la suppression de vos données en écrivant à info@workforall.ch.

5 quater. Compte utilisateur

Pour utiliser SmartStock, vous créez un compte avec « Se connecter avec Apple » ou avec votre adresse e-mail. Nous enregistrons sur notre serveur, chez Infomaniak en Suisse : votre adresse e-mail (ou l'adresse relais fournie par Apple si vous choisissez de masquer la vôtre), l'identifiant transmis par Apple (enregistré seulement sous forme hachée, irréversible), la date de création du compte, votre offre et votre compteur de factures. La connexion par e-mail se fait sans mot de passe, avec un code à 6 chiffres envoyé par e-mail depuis info@workforall.ch, via la messagerie d'Infomaniak en Suisse. Le code expire après 10 minutes ou après 5 essais erronés ; il n'est jamais enregistré sur disque et il est effacé au plus tard après 24 heures. Une fois connecté, votre session reste valable 180 jours sur le téléphone. Nous enregistrons aussi la méthode de connexion utilisée. Ces données servent uniquement à vous connecter, à appliquer vos quotas et à rattacher vos achats. Nous enregistrons en outre : si vous vous connectez avec Apple, un jeton fourni par Apple (« refresh token »), utilisé uniquement pour révoquer « Se connecter avec Apple » lorsque vous supprimez votre compte ; la version et la date des conditions d'utilisation que vous avez acceptées ; la date de votre dernière activité (mise à jour au plus une fois par jour), qui sert à supprimer le compte après 24 mois d'inactivité. Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment dans les réglages de l'app : il est alors effacé immédiatement de notre serveur ; les copies de sécurité quotidiennes du fichier du serveur le contiennent encore 14 jours au maximum, puis il disparaît automatiquement. Un compte inactif depuis 24 mois est supprimé.

5 quinquies. Vos messages

Si vous nous écrivez (par exemple à info@workforall.ch), nous utilisons votre adresse e-mail et le contenu de votre message uniquement pour vous répondre. Ces e-mails sont conservés dans la messagerie d'Infomaniak en Suisse, puis supprimés 2 ans après la fin de l'échange.

6. Bases juridiques (RGPD)

Traitement	Base juridique
Analyse d'une facture à votre demande	Exécution du contrat / du service demandé (art. 6 al. 1 let. b RGPD)
Compteur de quota, limitation des abus, sécurité	Intérêt légitime à fournir un service fiable et à en maîtriser les coûts (art. 6 al. 1 let. f RGPD)
Création et gestion du compte	Exécution du contrat (art. 6 al. 1 let. b RGPD)
Inscription comme testeur	Mesures précontractuelles à votre demande (art. 6 al. 1 let. b RGPD)
Demande de diagnostic	Mesures précontractuelles à votre demande (art. 6 al. 1 let. b RGPD)
Gestion des abonnements	Exécution du contrat (art. 6 al. 1 let. b RGPD)
Réponse à vos messages	Exécution du contrat, ou intérêt légitime à répondre aux demandes (art. 6 al. 1 let. b et f RGPD)
Annonce d'un incident de sécurité	Obligation légale (art. 6 al. 1 let. c RGPD)

En droit suisse (nLPD), ces traitements respectent les principes de licéité, de proportionnalité, de finalité et de transparence.

7. Destinataires et transferts à l'étranger

• Hébergeur du relais : Infomaniak Network SA, Genève, Suisse.
• Anthropic PBC, États-Unis : analyse des factures. Le transfert s'appuie sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, reconnues par le PFPDT, prévues dans l'avenant de traitement des données d'Anthropic.
• Apple et Google : distribution de l'app, sauvegardes et achats intégrés, selon leurs propres politiques.

Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée.

8. Sécurité

Communications chiffrées (HTTPS) ; aucune clé d'accès au service d'IA dans l'application ; données de facture non conservées sur le relais ; accès au serveur restreint ; limitation du débit et de la taille des requêtes.

8 bis. Incident de sécurité

Si un incident de sécurité touche des données que nous traitons (par exemple votre compte ou votre adresse e-mail), nous agissons immédiatement pour le contenir. S'il entraîne vraisemblablement un risque élevé pour vous, nous l'annonçons dans les meilleurs délais au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). Lorsque le RGPD s'applique, nous le notifions à l'autorité de contrôle compétente, si possible dans les 72 heures, sauf si l'incident ne présente pas de risque pour les personnes concernées. Nous vous informons directement, par e-mail ou dans l'app, lorsque c'est nécessaire pour vous protéger : ce qui s'est passé, les données concernées et ce que vous pouvez faire. Chaque incident est documenté.

9. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès, la rectification, l'effacement de vos données, la limitation ou l'opposition au traitement, ainsi que la portabilité (RGPD) ou la remise de vos données (nLPD). Les données de gestion étant sur votre appareil, vous les contrôlez directement. Vous pouvez supprimer votre compte et ses données directement dans les réglages de l'app, ou nous écrire à info@workforall.ch.

Nous répondons gratuitement dans les 30 jours. Pour protéger votre compte, nous pouvons vous demander de confirmer votre identité, en principe en nous écrivant depuis l'adresse e-mail liée au compte. Nous ne demandons une pièce d'identité qu'en cas de doute sérieux.

Vous pouvez déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), edoeb.admin.ch, ou, si vous êtes dans l'UE, auprès de l'autorité de contrôle de votre pays.

10. Enfants

SmartStock est destinée aux professionnels et n'est pas conçue pour les enfants de moins de 16 ans.

11. Modifications

Cette politique peut évoluer (par exemple lors de l'ajout de nouvelles fonctions). La date de version figure en haut de page ; en cas de changement important, l'app vous en informera.