Datenschutzerklärung – SmartStock

Diese Übersetzung dient der Information. Bei Abweichungen ist die französische Fassung massgebend. Französische Originalfassung

Fassung vom 27. Oktober 2026

Die vorliegende Erklärung beschreibt, welche Daten die Anwendung SmartStock für iPhone und Android (Lagerverwaltung für Bars, Restaurants und Geschäfte; die Android-Version ist geplant) bearbeitet, weshalb, und welche Rechte Sie haben. Sie gilt im Hinblick auf das schweizerische Bundesgesetz über den Datenschutz (nDSG) und, wenn Sie sich in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum befinden, auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortlicher

Yann Fournier, Einzelunternehmen (SmartStock / Work for All)
Adresse: Fribourgstrasse 50, 2503 Biel/Bienne, Schweiz
Kontakt-E-Mail (Datenschutz): info@workforall.ch
Website: workforall.ch
Vertreter in der Europäischen Union (Art. 27 DSGVO): SmartStock wird vorerst nur in der Schweiz vertrieben; es ist daher kein Vertreter in der EU benannt. Wird die App in der EU angeboten, wird vor der Lancierung ein Vertreter benannt und hier angegeben.

Ihre Rechnungen können Personendaten Dritter enthalten (zum Beispiel den Namen einer Ansprechperson bei einem Lieferanten). Für diese Daten sind Sie der Verantwortliche; wir handeln in Ihrem Auftrag als Auftragsbearbeiter (siehe die Nutzungsbedingungen, Abschnitt 8).

2. Kurz zusammengefasst

• Ihre Produkte, Lagerbestände, Rechnungen, Rezepte und Lieferanten werden ausschliesslich auf Ihrem Telefon gespeichert.
• Ein Konto («Mit Apple anmelden» oder E-Mail) dient ausschliesslich der Verwaltung Ihrer Kontingente und Ihrer Käufe. Keine Werbung, kein Werbe-Tracking, kein Weiterverkauf von Daten.
• Ihr Lagerbestand, Ihre Mengen, Ihre Preise, Ihre Lieferanten und Ihre Produktfotos bleiben auf Ihrem Telefon. Was das Gerät verlässt: die E-Mail-Adresse und die Daten Ihres Kontos, das Verzeichnis Ihrer Käufe, Ihre Einwilligung zum Lesen durch KI und, wenn Sie die Analyse einer Rechnung verlangen, die Bilder der Rechnung, der aus einem PDF extrahierte Text und die Liste der Namen und Kategorien Ihrer Produkte (über unseren Relay-Server an Anthropic gesendet, ohne Kennung); diese Rechnungsdaten werden von unserem Server nicht aufbewahrt.
• Unser Server speichert nur Ihr Konto und einen Zähler der gelesenen Rechnungen, um die Kontingente anzuwenden.

3. Auf Ihrem Gerät gespeicherte Daten

Die Verwaltungsdaten (in den Einstellungen erfasster Name des Betriebs, Produkte, Mengen, Preise, Rechnungen, Rechnungszeilen, Rezepte, Lieferanten) werden lokal auf dem Telefon gespeichert. Wir haben keinen Zugriff darauf. Je nach Ihren Einstellungen können sie in den Sicherungen des Geräts (iCloud, Google oder Computer) enthalten sein. Die App speichert täglich eine automatische Sicherung auf Ihrem Telefon (App «Dateien», «Auf meinem iPhone», Ordner SmartStock); die App hat keinen Zugriff auf iCloud, aber wenn das iCloud-Backup Ihres Telefons aktiviert ist, nimmt Apple diesen Ordner in die Sicherung des Geräts in Ihrem iCloud-Konto auf. Die Funktion «Sicherung erstellen» erzeugt eine Datei, die Sie selbst an einen Ort Ihrer Wahl senden (iCloud Drive, E-Mail oder eine andere App). In beiden Fällen laufen diese Dateien nie über unsere Server. Die CSV- oder PDF-Exporte werden nur weitergegeben, wenn Sie sie selbst über das Teilen-Menü senden. Wenn Sie Ihren Lagerbestand aus einer Excel- oder CSV-Datei importieren, wird diese Datei auf Ihrem Telefon gelesen und nicht an unsere Server gesendet. Das Löschen der Anwendung löscht diese Daten vom Gerät.

4. Analyse der Rechnungen

Wenn Sie eine Rechnung fotografieren oder importieren und die Online-Analyse verfügbar ist:

1. sendet die App über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) an unseren Relay-Server: das Bild (oder die Seiten) der Rechnung, den allenfalls aus einem PDF extrahierten Text, die Liste der Namen und Kategorien der Produkte Ihres Lagerbestands (um die genauen Namen zu übernehmen), die Kennung Ihres Kontos und die zufällige Kennung der Installation (siehe Abschnitt 5);
2. übermittelt der Relay-Server bei jeder Analyse die Bilder, den Text des PDF und die Liste der Namen und Kategorien Ihrer Produkte an Anthropic (Modell Claude), ohne Kennung des Kontos oder der Installation; Anthropic sendet die gelesenen Informationen (Lieferant, Nummer, Datum, Total, Artikel) zurück;
3. wird das Ergebnis an die App zurückgesendet, die es vor dem Speichern auf dem Gerät zur Überprüfung anzeigt.

Der Relay-Server speichert weder die Bilder noch den Text, die Liste der Produkte und Kategorien oder das Ergebnis und schreibt sie nicht in seine Protokolle. Die technischen Protokolle enthalten nur die aufgerufene Route, den Antwortcode, die Dauer, die Uhrzeit und die Anzahl der verwendeten Tokens, ohne Inhalt und ohne IP-Adresse, und werden nach 30 Tagen gelöscht; die IP-Adresse wird kurz im Arbeitsspeicher bearbeitet, um Missbrauch einzuschränken (Begrenzung der Anzahl Anfragen).

Anthropic bearbeitet diese Daten als Auftragsbearbeiter gemäss seinen kommerziellen API-Bedingungen: Die über die API gesendeten Daten werden nicht zum Training seiner Modelle verwendet und können gemäss seiner geltenden Richtlinie für eine begrenzte Dauer zu Sicherheitszwecken und zur Missbrauchsprävention aufbewahrt werden: Gemäss dieser Richtlinie (aktualisiert am 1. Juli 2026) werden die API-Daten innerhalb von 30 Tagen automatisch gelöscht oder bis zu 2 Jahre aufbewahrt, wenn eine Anfrage als Verstoss gegen seine Nutzungsrichtlinien gekennzeichnet wird, oder länger, wenn das Gesetz es verlangt.

Eine Rechnung kann Personendaten enthalten (Name eines Lieferanten oder einer Ansprechperson, Adresse). Vermeiden Sie es, Informationen ohne Bezug zur Rechnung zu fotografieren.

Ist die Online-Analyse nicht verfügbar (keine Verbindung, Server nicht erreichbar, Kontingent erreicht), wird die Rechnung direkt auf dem Telefon gelesen (Texterkennung offline) oder von Hand erfasst; in diesem Fall wird nichts gesendet.

Vor dem ersten Senden einer Rechnung zeigt Ihnen die App einen Einwilligungsbildschirm an. Ohne Ihre Einwilligung wird keine Rechnung gesendet: Sie können Ihre Rechnungen weiterhin von Hand erfassen oder auf dem Telefon lesen lassen. Unser Server speichert das Datum und die Version dieser Einwilligung, verknüpft mit Ihrem Konto. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit unter «Mehr» widerrufen.

4 bis. Einsatz künstlicher Intelligenz

SmartStock verwendet ein Modell künstlicher Intelligenz (Claude, von Anthropic PBC) ausschliesslich zum Lesen der Rechnungen, die Sie analysieren lassen möchten. Die KI schlägt Lieferant, Nummer, Datum, Total und Zeilen (Produkt, Menge, Einheit, Preis) vor.

• Sie entscheidet nichts an Ihrer Stelle: Nichts wird in Ihrem Lagerbestand gespeichert, bevor Sie es bestätigt haben. Es findet weder Profiling noch eine automatisierte Einzelentscheidung im Sinne von Art. 21 nDSG und Art. 22 DSGVO statt.
• Die Ergebnisse werden gekennzeichnet: Die von der KI vorgeschlagenen Informationen werden zur Überprüfung angezeigt, und zweifelhafte Zeilen werden mit «zu prüfen» markiert.
• Kein Training: Ihre Rechnungen und Ihre Korrekturen werden zum Training keines Modells verwendet, weder bei uns noch bei Anthropic (kommerzielle Bedingungen seiner API).
• Weiterentwicklung: Wir können zu einer neueren Version des Modells wechseln, um das Lesen zu verbessern. Wechseln wir den KI-Anbieter, aktualisieren wir diese Erklärung vor dem Wechsel.

5. Kontingente

Um die Kontingente anzuwenden (Gratis: 5 Rechnungen pro Monat; Standard: 50; Pro: 300; zusätzlich zu diesem monatlichen Kontingent gilt für alle öffentlichen Angebote eine Sicherheitsgrenze von 30 Rechnungsanalysen pro Tag), speichert unser Server für Ihr Konto: das abgeschlossene Angebot und die Anzahl der pro Tag und pro Monat gelesenen Rechnungen. Diese Daten werden mit Ihrem Konto gelöscht. Die App sendet mit jeder Anfrage eine zufällige Kennung der Installation, die von der App selbst erzeugt wird (es handelt sich nicht um die Werbekennung von Apple), ohne Name und ohne E-Mail. Wenn Sie angemeldet sind, speichert unser Server sie nicht. Sie diente nur dazu, die Kontingente vor der Erstellung eines Kontos zu zählen; bei der Anmeldung wird ein allfälliger alter Zähler auf Ihr Konto übertragen. Alte anonyme Zähler werden nach 12 Monaten ohne Nutzung gelöscht.
Bei einem Kauf wird der Kaufbeleg bei Apple (App Store) oder gegebenenfalls bei Google (Google Play, Android-Version geplant) überprüft; wir erhalten Ihre Zahlungsdaten nicht. Unser Server führt ein Verzeichnis der mit Ihrem Konto verknüpften Apple-Käufe (Transaktionskennung, Produkt, Daten, Status), um Ihr Angebot und das Einführungsangebot anzuwenden. Dieses Verzeichnis wird mit Ihrem Konto gelöscht, ausser bei einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Nach der Löschung des Kontos sind diese Daten noch höchstens 14 Tage in den täglichen Sicherungskopien der Serverdatei enthalten und verschwinden danach automatisch.

5 bis. Lernen aus Ihren Korrekturen

Wenn Sie einen Produktnamen oder eine Menge korrigieren, merkt sich die App dies für Ihre nächsten Rechnungen. Diese Korrekturen werden ausschliesslich auf Ihrem Telefon gespeichert, nicht an uns gesendet und nicht zum Training eines KI-Modells verwendet. Sie werden mit der Anwendung gelöscht.

5 ter. Formulare der Website: Anmeldung als Tester und Diagnose-Anfrage

Wenn Sie sich auf workforall.ch für den Test von SmartStock anmelden, bearbeiten wir Ihren Namen, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, die E-Mail-Adresse Ihrer Apple-ID oder Ihres Google-Play-Kontos, das gewählte Telefon (iPhone oder Android) und die Art Ihres Betriebs ausschliesslich, um Sie zum Test einzuladen (TestFlight von Apple oder später Google Play) und während des Tests mit Ihnen in Kontakt zu bleiben.

Wenn Sie den Diagnose-Fragebogen auf der Startseite ausfüllen, bearbeiten wir die Angaben zu Ihrem Unternehmen, Ihre Funktion, Ihre Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon, falls angegeben), Ihre Antworten und Ihren allfälligen Kommentar ausschliesslich, um Ihre Diagnose zu erstellen, sie Ihnen zuzusenden und Sie dazu erneut zu kontaktieren.

Beide Formulare werden von einem kleinen Dienst auf unserem eigenen Server bearbeitet, der in der Schweiz bei Infomaniak gehostet ist und uns Ihre Antworten zusammen mit der verwendeten Sprache der Seite per E-Mail an info@workforall.ch übermittelt, unser Postfach, das ebenfalls bei Infomaniak in der Schweiz gehostet ist. Nichts wird in einer Datenbank gespeichert, und kein Dienst ausserhalb der Schweiz ist beteiligt. Zur Missbrauchsbekämpfung verwendet dieser Dienst Ihre IP-Adresse, die nur im Arbeitsspeicher als nicht umkehrbarer Hashwert (gesalzen), nie auf einem Datenträger oder in einem Protokoll, höchstens 24 Stunden aufbewahrt und danach gelöscht wird. Wir bewahren diese E-Mails höchstens 6 Monate nach Ihrer Anmeldung oder Anfrage auf. Führt Ihre Diagnose-Anfrage zu einem Auftrag, werden die für diesen Auftrag nützlichen Nachrichten während der Dauer der Geschäftsbeziehung und gemäss unseren gesetzlichen Pflichten aufbewahrt. Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen, per E-Mail an info@workforall.ch.

5 quater. Benutzerkonto

Um SmartStock zu nutzen, erstellen Sie ein Konto mit «Mit Apple anmelden» oder mit Ihrer E-Mail-Adresse. Wir speichern auf unserem Server bei Infomaniak in der Schweiz: Ihre E-Mail-Adresse (oder die von Apple bereitgestellte Weiterleitungsadresse, wenn Sie Ihre eigene verbergen), die von Apple übermittelte Kennung (nur in gehashter, nicht umkehrbarer Form gespeichert), das Erstellungsdatum des Kontos, Ihr Angebot und Ihren Rechnungszähler. Die Anmeldung per E-Mail erfolgt ohne Passwort, mit einem 6-stelligen Code, der per E-Mail von info@workforall.ch über den E-Mail-Dienst von Infomaniak in der Schweiz gesendet wird. Der Code läuft nach 10 Minuten oder nach 5 Fehlversuchen ab; er wird nie auf einem Datenträger gespeichert und spätestens nach 24 Stunden gelöscht. Nach der Anmeldung bleibt Ihre Sitzung auf dem Telefon 180 Tage gültig. Wir speichern auch die verwendete Anmeldemethode. Diese Daten dienen ausschliesslich dazu, Sie anzumelden, Ihre Kontingente anzuwenden und Ihre Käufe zuzuordnen. Ausserdem speichern wir: wenn Sie sich mit Apple anmelden, ein von Apple bereitgestelltes Token («Refresh-Token»), das ausschliesslich dazu dient, «Mit Apple anmelden» zu widerrufen, wenn Sie Ihr Konto löschen; die Version und das Datum der von Ihnen akzeptierten Nutzungsbedingungen; das Datum Ihrer letzten Aktivität (höchstens einmal pro Tag aktualisiert), das dazu dient, das Konto nach 24 Monaten Inaktivität zu löschen. Sie können Ihr Konto jederzeit in den Einstellungen der App löschen: Es wird dann sofort von unserem Server gelöscht; in den täglichen Sicherungskopien der Serverdatei ist es noch höchstens 14 Tage enthalten und verschwindet danach automatisch. Ein seit 24 Monaten inaktives Konto wird gelöscht.

5 quinquies. Ihre Nachrichten

Wenn Sie uns schreiben (zum Beispiel an info@workforall.ch), verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht ausschliesslich, um Ihnen zu antworten. Diese E-Mails werden im E-Mail-Dienst von Infomaniak in der Schweiz aufbewahrt und 2 Jahre nach Ende des Austauschs gelöscht.

6. Rechtsgrundlagen (DSGVO)

Bearbeitung	Rechtsgrundlage
Analyse einer Rechnung auf Ihren Wunsch	Erfüllung des Vertrags / des angeforderten Dienstes (Art. 6 Abs. 1 Bst. b DSGVO)
Kontingentzähler, Missbrauchsbegrenzung, Sicherheit	Berechtigtes Interesse, einen zuverlässigen Dienst zu erbringen und dessen Kosten im Griff zu behalten (Art. 6 Abs. 1 Bst. f DSGVO)
Erstellung und Verwaltung des Kontos	Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 Bst. b DSGVO)
Anmeldung als Tester	Vorvertragliche Massnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 Bst. b DSGVO)
Diagnose-Anfrage	Vorvertragliche Massnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 Bst. b DSGVO)
Verwaltung der Abonnemente	Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 Bst. b DSGVO)
Beantwortung Ihrer Nachrichten	Erfüllung des Vertrags oder berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 Bst. b und f DSGVO)
Meldung einer Verletzung der Datensicherheit	Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Bst. c DSGVO)

Nach schweizerischem Recht (nDSG) beachten diese Bearbeitungen die Grundsätze der Rechtmässigkeit, der Verhältnismässigkeit, der Zweckbindung und der Transparenz.

7. Empfänger und Bekanntgabe ins Ausland

• Hoster des Relay-Servers: Infomaniak Network SA, Genf, Schweiz.
• Anthropic PBC, USA: Analyse der Rechnungen. Die Bekanntgabe stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die vom EDÖB anerkannt sind und im Datenbearbeitungszusatz von Anthropic vorgesehen sind.
• Apple und Google: Vertrieb der App, Sicherungen und In-App-Käufe, gemäss ihren eigenen Richtlinien.

Wir verkaufen und vermieten keinerlei Daten.

8. Sicherheit

Verschlüsselte Kommunikation (HTTPS); kein Zugangsschlüssel zum KI-Dienst in der Anwendung; keine Aufbewahrung von Rechnungsdaten auf dem Relay-Server; eingeschränkter Zugang zum Server; Begrenzung der Rate und der Grösse der Anfragen.

8 bis. Verletzung der Datensicherheit

Betrifft eine Verletzung der Datensicherheit Daten, die wir bearbeiten (zum Beispiel Ihr Konto oder Ihre E-Mail-Adresse), handeln wir sofort, um ihn einzudämmen. Führt er voraussichtlich zu einem hohen Risiko für Sie, melden wir ihn so rasch als möglich dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB). Ist die DSGVO anwendbar, melden wir ihn der zuständigen Aufsichtsbehörde, wenn möglich innerhalb von 72 Stunden, ausser der Vorfall stellt kein Risiko für die betroffenen Personen dar. Wir informieren Sie direkt, per E-Mail oder in der App, wenn dies zu Ihrem Schutz erforderlich ist: was geschehen ist, welche Daten betroffen sind und was Sie tun können. Jeder Vorfall wird dokumentiert.

9. Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten, deren Berichtigung oder Löschung, die Einschränkung der Bearbeitung oder den Widerspruch dagegen sowie die Datenübertragbarkeit (DSGVO) oder die Herausgabe Ihrer Daten (nDSG) verlangen. Da sich die Verwaltungsdaten auf Ihrem Gerät befinden, kontrollieren Sie diese direkt. Sie können Ihr Konto und dessen Daten direkt in den Einstellungen der App löschen oder uns an info@workforall.ch schreiben.

Wir antworten kostenlos innerhalb von 30 Tagen. Zum Schutz Ihres Kontos können wir Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen, grundsätzlich indem Sie uns von der mit dem Konto verknüpften E-Mail-Adresse aus schreiben. Einen Ausweis verlangen wir nur bei ernsthaften Zweifeln.

Sie können Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) einreichen, edoeb.admin.ch, oder, wenn Sie sich in der EU befinden, bei der Aufsichtsbehörde Ihres Landes.

10. Kinder

SmartStock richtet sich an gewerbliche Nutzer und ist nicht für Kinder unter 16 Jahren konzipiert.

11. Änderungen

Diese Erklärung kann sich weiterentwickeln (zum Beispiel beim Hinzufügen neuer Funktionen). Das Datum der Fassung steht oben auf der Seite; bei einer wesentlichen Änderung wird Sie die App darüber informieren.

Diese Übersetzung dient der Information. Bei Abweichungen ist die französische Fassung massgebend. Französische Originalfassung